EDI-Order i Professional

EDI-order Verktyget EDI-order hämtar digitala orderbekräftelser från dina grossister. Informationen används för att uppdatera dina kundordrar. EDI-order ersätter det gamla verktyget Import från Grossister.

Det nya kortet ”Import av Edi-order” är en så kallad ”brandvägg” där du innan den slutgiltiga uppdateringen av kundorder har möjlighet att kontrollera att informationen är riktig. Du kan i detta läge ändra vissa uppgifter i meddelandet samt ta bort ett meddelande helt och hållet eller delvis genom markering av artikelrader i meddelandet som inte skall överföras till kundordern. Du startar ”Import av Edi-order” från menyval ”Program > Order > Import Edi-Order”. För att hämta meddelande från dina leverantörer trycker du på knappen ”Importera meddelande”. Då kopieras alla dina meddelande som ligger på SoftOnes FTP-server över till din lokala datormiljö till den angivna ”Indata mapp – meddelande”. Meddelandena tolkas och lagras i databasen och du ser dem i dialogen enligt ovan. I översta listan väljer du vilka meddelanden du vill skall föras över till ordrarna. Genom att trycka på knappen ”Exportera till order” uppdaterar du dina kundorder. Samtliga meddelande som är markerade med en bock i kolumnen ”Importera” kommer att uppdatera order.

När nya meddelande hämtas sätts Ordernr automatiskt till det värde som finns angivet i meddelandets ”Vårt referens-id”. Detta görs under förutsättning att det finns en befintlig kundorder med samma ordernr. Om det ingår bokstäver i ”Vårt referens-id” så tas dessa bort innan kontroll görs om kundordern finns upplagd. Om det exempelvis står AO-123456 så tolkas det som att kundorder 123456 avses. Om det inte finns någon befintlig kundorder utifrån ”Vårt referens-id” så markeras meddelandet som en ”Inleverans till Lager” och kolumnen Importera är avmarkerad (ingen bock).

I den övre listan visas alla öppna meddelande som ännu inte har slutbehandlats. De enda uppgifter som du kan ändra är kolumnerna ”Importera”, ”Ordernr” och ”Kund-id”.

• Importera: Meddelanden som är markerade med en bock kommer att uppdatera kundorder när du trycker på knappen ”Exportera till order”. Meddelande som inte är markerade med en bock kommer ligga kvar för att behandlas vid ett senare tillfälle.

Om ett meddelande som har status ”Lager” är markerat med en bock och sedan importeras till kundorder så kommer det att skapas en Internorder för meddelandet och där Kund-id för kundordern sätts lika med leverantören.

• Ordernr: Du kan själv ange ett ordernr till en befintlig kundorder. Det finns en så kallad Drop-Down där alla öppna kundorder visas och där du kan välja en order. Det finns även en symbol i form av ett förstorningsglas som du kan trycka på för att få upp ”Sök order”, varifrån du kan välja en order.

• Kund-ID: Kund-id kan bara anges om det inte finns ett ordernummer angivet för meddelandet. Anges kund-id så får meddelandet status ”Ny order” och en ny kundorder kommer att läggas upp för kunden vid ”Exportera till order”. I den mellersta listan redovisas alla artikelrader för det meddelande som du markerar i den övre listan. Alla uppgifter på artikelraden kan ändras förutom leveransdatum. Om det finns artiklar i meddelandet som inte finns upplagda i Artikelregistret redovisas dessa med en röd bakgrundsfärg. När artiklar som inte finns upplagda importeras till order så läggs dessa upp som nya artiklar med benämningar satta enligt benämningar i meddelandet. Om det finns artikelrader som du inte vill skall importeras till kundordern tar du bort bocken i kolumnen ”Importera” längst till höger i listan. Kolumnen ”Importera” visas med en röd bakgrundsfärg för artikelrader som du valt att inte importera till kundordern. Artikelrader som du utesluter på detta sätt kommer ligga kvar för import vid ett senare tillfälle, då du också kan välja att läsa in dem mot en annan order.

I den nedre listan visas alla öppna artikelrader som redan finns på kundordern för det meddelande som du markerar i den övre listan. Meddelanden som du inte vill skall uppdatera ordrar är möjliga att ta bort. Du markerar då meddelandet och trycker på knappen ”Borttag”. Markering av flera meddelande gör du genom att hålla nere tangenten Ctrl eller Shift. Du får upp en kontrollfråga där du måste bekräfta borttaget innan det utförs. Det är också möjligt att få upp grossistens meddelande som en visuell orderbekräftelse.

Observera att detta inte är en grafisk formatering som grossisten skickat, utan något SoftOne genererar utifrån den elektroniska informationen som meddelandet innehåller. För att visa en Orderbekräftelse markerar du meddelandet i den överste listan och trycker på knappen ”Visa” eller så dubbelklickar du på meddelandet.

Med knappen”Historik” får du upp en dialog som visar alla meddelande som tidigare importerats. Eftersom det kan bli många meddelande med tiden kan du begränsa vilka meddelande som skall visas genom att ange ett så kallat ”filter” för kolumner. Filtrering av kolumner anger du i den övre listans översta rad. Enligt dialogen nedan visas bara meddelande som mottagits under år 2011. Kolumnen Edi-status kan ha värdena Öppen, Importerad och Borttagen.

Innan EDI-ordrar kan börja användas måste vissa inställningar anges. Detta gör du genom att trycka på knappen Inställning. För att kunna ange Inställning måste du vara inloggad som användaren SYS. Inställningsalternativen är följande:

• FTP användare: Anger användarkonto för inloggning på FTP-server. Detta är normalfallet en server som är placerad hos SoftOne, men varje kund har en unik inloggning.
• FTP lösenord: Lösenord för den angivna användaren på FTP-servern.
• FTP mapp – meddelande; Sökväg på FTP-servern till mapp varifrån meddelande hämtas.
• Indata mapp – meddelande: Sökväg i det interna nätverket till mapp för temporär lagring av meddelande. Meddelande kopieras till denna mapp från FTP-servern när man trycker ”Importera meddelande”. Vid första upplägg av Inställningar visas som förslag mappen ”EdiOrder\Indata” under mappen Företagsdata.
• Arkiv mapp – meddelande: Sökväg i det interna nätverket till mapp för arkivering av meddelande. Meddelande kopieras till denna mapp från "Indata mapp – meddelande" efter att man tryckt ”Hämta meddelande”. Vid första upplägg av Inställningar visas som förslag mappen ”EdiOrder\Arkiv” under mappen Företagsdata.

• Importera – standardvärde: Anger det värde för kolumnen ”Importera” som automatiskt skall sättas för meddelanden som hämtas in.
• Importdefinition: Anger vilken importdefinition för order som skall användas när meddelande exporteras för uppdatering av kundorder. Som förslag skapas en definition upp med nästa lediga nummer för import av order. Filen ImpDef.seq uppdateras och själva definitionen ImpOrrXX.def läggs med andra ord upp automatiskt.

Funktionen EDI-order har tagits fram med användarvänlighet i fokus och målsättningen har varit att få ett verktyg med en liknande logik som EDI för leverantörsfakturor, så att en användare naturligt skall känna igen sig. Verktyget hanterar flera av de saker som tidigare upplevdes som problematiska med EDI-ordrar, såsom:

• En användare kan välja att behandla endast en delmängd av raderna. Rader som ej behandlats ligger kvar till senare.
• Orderrader som läses in med felaktigt ordernummer hålls samman som en post och kan konteras mot annat ordernummer med ett enda handgrepp.
• Information om vad som ligger öppet på ordern innan import
• Det är möjligt att hantera både ordrar och fakturor via EDI i ett och samma system. Dessutom finns det betydligt mer information, och den nya modulen har en prissättning som efterfrågats av våra kunder, där man får tillgång till modulen via en engångsavgift istället för med en rörlig klippkortskostnad. Det gamla verktyget Import från grossister kommer finnas kvar men det rekommenderas att man byter till att använda nya EDI-order.

Datum för EDI på order När SoftOnes EDI-växel läser in artikelrader på en order sparas nu även två olika datum på artikelraden: dels det datum då artikelraden togs emot av EDI-växeln och dels det datum då posten godkändes i EDI-växeln och artikelraden skapades på ordern. Dessa båda fält är inte synliga som standard utan måste aktiveras via högerklick och inställningar i tabellen.

Hantering tidtransaktioner på objekt från scanning och import av leveransunderlag från grossist. Många kunder läser in tidtransaktioner med utlägg på objekt som import från grossisten. När fakturan sedan kommer scannas och konteras den på ett sätt som gör att kostnaden kommer in dubbelt. För att hantera detta och se till att kostnaderna inte ligger dubbelt i objektcentralen introduceras nu en ny funktion. Om man vet att en viss leverantör importeras via Edi-import (importfil direkt från grossist) så ska utlägget markeras med en egen tidart vid registreringen i scannings programmet. När leverantörsfakturan importeras till Affärssystemet kommer tidtransaktionen med utlägget inte uppdatera objektcentralen, men däremot kommer leverantörsfakturan finnas med under fliken leverantörsfakturor i objektcentralen plus så att möjlighet finns att se dokumentet i scanningen.

1. Under "Inställningar-Tidsredovisning" har en ny inställning lagts till "Art EDI-märkn. från scanning" där man anger en Tidart som skall användas i Paperless vid registrering av Utlägg från grossister som skickar Edi.
2. Det skall läggas upp en ny Tidart för detta ändamål och den skall vara markerad med Avser => Utlägg.
3. Om den speciella utläggsarten anges som Tidart vid utläggsregistrering i Paperless så skapas ingen Tidstransaktion vid importen utan det är bara Leverantörsfakturan som uppdateras med Objektets löpnr. Leverantörsfakturan finns under fliken leverantörsfakturor i projektcentralen plus i Affärssystemet och via knappen Visa dokument kan man få fram lev fakturan i Paperless. Men ingen tidtransaktion skapas i Affärssystemet. Istället skapas tidtransaktionen för utlägget på lev fakturan vid import av Edi order från leverantören.
4. För fakturor från övriga leverantörer (inte Edi) registreras utläggen i Paperless med den Tidart som tidigare används.